Vous avez obtenu l'appartement : les 10 étapes jusqu'à la remise des clés

Ça y est : la régie vous a attribué l'appartement. Reste, entre cette bonne nouvelle et le jour où vous tournez la clé, une série de formalités à enchaîner — dans un ordre précis et des délais courts.

Voici les 10 étapes, dans l'ordre, pour arriver serein le jour de la remise des clés.

1. Valider les conditions de l'attribution

Avant tout, on confirme les points clés du contrat :

• Montant du loyer et des charges
• Date de mise à disposition et durée du bail
• Travaux éventuels prévus avant votre entrée
• Forme de la garantie de loyer acceptée (une garantie type FirstCaution est-elle admise, ou la régie exige-t-elle une garantie bancaire ?)

Ce dernier point est important : tous les bailleurs n'acceptent pas les sociétés de cautionnement.

2. Signer le bail à loyer

La régie vous envoie le bail. À réception, vous le signez — vous n'avez aucun document particulier à apporter. C'est aussi le moment de poser vos questions techniques et juridiques, de passer en revue les règles et usages locatifs, et de commander les plaquettes de boîte aux lettres.

3. Constituer la garantie de loyer

La garantie sert à couvrir vos obligations envers le bailleur. Quelques repères :

• Quand ? Dans les 30 jours suivant la signature du bail, au plus tard le jour de l'état des lieux d'entrée.
• Combien ? Dans la grande majorité des cas, 3 mois de loyer hors charges.
• Où ? Sur un compte bancaire spécifique à votre nom (dont les intérêts vous reviennent) auprès d'un établissement représenté dans le canton — à noter, PostFinance ne propose pas de produit de garantie de loyer. Autre option : un produit de cautionnement via FirstCaution, Swisscaution ou un assureur comme Helvetia.

Le montant ne peut être débloqué qu'avec l'accord du bailleur et du locataire, et ne peut donc pas être libéré en cours de bail. Tous les titulaires du bail (et l'éventuel garant) doivent se présenter ensemble à la banque ou à la société de cautionnement, pièce d'identité en main.

4. Payer le premier loyer et les frais

Avant la remise des clés, vous devez régler :

• Le premier loyer (un bulletin de versement vous est remis par la régie)
• Les éventuels frais d'établissement du bail et de plaquettes (certaines agences n'en facturent pas)

5. Mettre à jour vos assurances

Deux démarches à ne pas oublier :

• Assurance RC + ménage : signaler la nouvelle adresse.
• Assurance incendie mobilier : dans le canton de Vaud, vérifier votre couverture auprès de l'ECA (Établissement Cantonal d'Assurance). À Genève, cette couverture est comprise dans votre RC ménage.

Ces quatre éléments — garantie, premier loyer, frais, assurances — devront être justifiés lors de l'état des lieux d'entrée, en échange de la remise des clés. Vous pouvez envoyer vos justificatifs à la régie 1 à 2 jours avant, ou les remettre au gérant sur place.

6. Préparer le jour du déménagement

Quelques semaines avant :

• Services industriels : prenez contact avec les SI de votre nouvelle commune pour le relevé des compteurs et éviter toute coupure d'électricité.
• Stationnement : renseignez-vous auprès de la commune ou du concierge sur les possibilités de garer le véhicule de déménagement. Au besoin, vous pouvez faire bloquer des places sur le domaine public.

Pour le détail logistique, nous avons consacré un article complet à la checklist du déménagement.

7. L'état des lieux d'entrée

Comptez environ une heure. Le gérant examine murs, sols, plafonds, boiseries, sanitaires, cuisine, balcon, stores, vitrages… Chaque élément reçoit une appréciation allant de « neuf » à « très usagé », en passant par « usure normale ». Les défauts constatés ne sont pas réparés (vous avez accepté le logement en l'état vu à la visite), sauf s'ils vous empêchent gravement d'utiliser le logement.

La date est fixée par la régie, 1 à 2 semaines avant la mise à disposition. Si vous n'êtes pas disponible, vous pouvez vous y faire représenter — et chez Hauspass, nous réalisons les visites pour vous (photos, vidéo et nos commentaires) et nous vous accompagnons jusqu'à l'état des lieux et la remise des clés. Pour bien comprendre cette étape, lisez notre guide dédié à l'état des lieux d'entrée et de sortie.

8. Signaler les défauts oubliés (7 jours)

Dans les 7 jours maximum suivant l'état des lieux, si vous repérez un défaut non relevé, il est encore temps de le signaler à la régie : une photo et quelques explications par e-mail suffisent. Passé ce délai, ce sera plus compliqué.

Par la suite, certaines petites réparations seront à votre charge (par exemple le flexible de douche ou le filtre de la hotte). Pour les pannes plus importantes (un électroménager, par exemple), c'est à la régie de mandater une entreprise.

9. Les démarches administratives

Une fois installé, plusieurs annonces sont à faire :

• Concierge : présentez-vous personnellement ; il gère souvent la buanderie.
• Contrôle des habitants de votre commune : annoncez-vous dans les 8 jours suivant votre arrivée. Munissez-vous d'une copie du bail signé, d'un acte d'origine ou certificat individuel d'état civil, et — si vous êtes marié, divorcé, veuf ou en famille — d'un certificat ou livret de famille.
• Serafe (redevance radio-TV, obligatoire) : annoncez votre nouvelle adresse, même sans TV ni radio — un simple accès Internet déclenche l'obligation.
• Véhicules : changement d'adresse auprès du Service des automobiles.
• Déchets : procurez-vous les sacs à ordures officiels taxés et renseignez-vous sur le tri.
• Employeur : signalez votre nouvelle adresse. Vous avez droit à un jour de congé payé lorsque vous déménagez.

10. Internet, TV et téléphone

Dernière étape pour être vraiment chez vous : l'installation du téléréseau et de la fibre. Citycable (opérateur des Services industriels de Lausanne), Swisscom ou Sunrise couvrent l'essentiel des besoins. Petit conseil : si vous renoncez à une prise téléréseau au profit d'un autre opérateur, pensez à la faire désactiver, sans quoi vous recevrez d'office une facture.

En résumé

Entre l'attribution et la remise des clés, il y a une dizaine d'étapes — toutes franchissables, à condition de respecter l'ordre et les délais. Le fil rouge : préparer la garantie et les justificatifs avant l'état des lieux, puis enchaîner les annonces administratives dans les 8 premiers jours.

Vous déménagez à distance, ou vous n'avez pas le temps de tout coordonner ? Nous réalisons les visites pour vous et vous accompagnons jusqu'à l'état des lieux et à la remise des clés. Parlons-en : le premier rendez-vous est gratuit et sans engagement.